Mediante la Resolución No. SCVS-INC-DNCDN-2022-0008, suscrita por el Superintendente de Compañías, Valores y Seguros, Ing. Marco López Narváez, se expidió el “Reglamento sobre los requisitos que deben contener los nombramientos del Representante Legal y el Poder del Mandatario Mercantil de las compañías”

La referida resolución contiene cuatro artículos, dos disposiciones generales, una disposición derogatoria y una disposición final.

Se resolvió que los nombramientos de los representantes legales deberán contener, de forma obligatoria, la siguiente información:

Fecha del otorgamiento.

Nombre de la compañía, nombres y apellidos de la persona natural, cédula de identidad y código dactilar, bien podrá tener el nombre de la compañía y número de registro único de contribuyentes (RUC) en cuyo favor se lo extiende.

Fecha del acuerdo o resolución del órgano el cual hizo la designación del representante, o en su caso, la mención de la cláusula del contrato social en que conste la designación.

Cargo o función en la que se desempeñará.

Periodo de duración del cargo.

Enunciación de la persona natural o la compañía designada la cual ejercerá la representación legal, judicial y extrajudicial de la compañía, sola o conjuntamente con otro u otros administradores conforme conste en el estatuto social.

Fecha de otorgamiento de la escritura pública en la que conste las atribuciones vigentes del representante legal, el Notario que autorizó esa escritura y la fecha de inscripción en el Registro Mercantil o según el caso la fecha del instrumento público o privado de la S.A.S según el caso, en el que de igual manera consten las atribuciones vigentes del representante legal y la fecha de su inscripción en el Registro de Sociedades.

El nombre y firma electrónica de la persona la cual extiende por la compañía el nombramiento.

Si fuere una persona natural, la que ocupa el cargo, a aceptación del cargo mediante la firma autógrafa o electrónica válida debe constar al pie del nombramiento, si es una compañía, la aceptación la hará su representante legal, se indicará también el lugar y la fecha en la que la aceptación se produce.

Los nombramientos otorgados por una compañía, que alteren las cláusulas de atribuciones del representante legal, el tipo de sociedad o la denominación de la misma, deberá contener el acto societario posterior y su fecha de inscripción en el Registro Mercantil o de Sociedades.

Adicionalmente, la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros menciona en la resolución que el uso de la firma electrónica en los nombramientos será utilizado de acuerdo al proceso de automatización que se vaya implementado para facilitar estos procesos.

Se dispone, a su vez, que la inscripción en el Registro Mercantil del nombramiento se la debe realizar en el Registro en el cual la compañía tenga su domicilio social.  El tiempo disponible para poder inscribir el nombramiento es de 30 días desde la designación del cargo. El registrador inscribirá el acto aún vencido el plazo; sin embargo, este comunicará a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros para la respectiva sanción prevista en la Ley de Compañías.

Para la inscripción del mandatario mercantil, si la compañía tuviere sucursal, se inscribirá en el Registro Mercantil del domicilio de esta última, el poder extendido a su mandatario mercantil por el representante legal de la compañía, debiendo existir autorización del órgano estatutario que haya otorgado la designación del representante legal.

En el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S), los nombramientos respectivos deberán ser inscritos en el Registro de Sociedades, órgano perteneciente a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, y de igual manera, el plazo de inscripción será 30 días posteriores a la designación. Se podría inscribir el nombramiento de manera tardía; no obstante, en estos casos se impondrá una multa.

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POLILEGAL S.A.
Julio 2022